Was ist eine elektronische Signatur und wie erstellt man sie? Anleitung für Unternehmer

Eine elektronische Signatur funktioniert wie ein digitaler Personalausweis. Sie kann Ihre Identität überprüfen, die rechtliche Gültigkeit von Dokumenten sicherstellen und digitale Dokumente vor Fälschungen schützen. Für Unternehmen spart sie Zeit, senkt die Kosten und ermöglicht es ihnen, Verträge vom anderen Ende der Welt aus zu unterzeichnen.

Wann brauchen Sie eine elektronische Signatur?

Als angehender Unternehmer fragen Sie sich wahrscheinlich, ob Sie überhaupt eine elektronische Signatur benötigen. In den meisten Fällen werden Sie sie nicht gleich von Anfang an verwenden. Für die Kommunikation mit den Behörden benötigen Sie lediglich eine Datenbox, die für Sie als Unternehmer gesetzlich vorgeschrieben und kostenlos ist.

Nur in der Kommunikation mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden werden Sie eine elektronische Signatur zu schätzen wissen. Sie ist auch für den internationalen Handel geeignet, da die Datenbox nur in der Tschechischen Republik funktioniert. Außerdem kann es sein, dass einige Unternehmen von Ihnen direkt eine elektronische Signatur verlangen.

Neben Geschäftsbeziehungen benötigen Sie eine elektronische Signatur auch für bestimmte behördliche Aufgaben, die mit der Datenbox nicht erledigt werden können, z. B:

• Abgabe von Steuererklärungen über das EPA-Portal;
• Einkommens- und Ausgabenerklärungen für Selbstständige;
• Anträge auf Krankenversicherungen;
• Anträge auf EU-Beihilfen;
• Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.

Drei Stufen der elektronischen Signatur

Dietschechische Gesetzgebung unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen, je nach ihrem Sicherheitsniveau und der damit verbundenen Rechtskraft.

1/ Einfache elektronische Signatur

Die einfachste Form der elektronischen Signatur erfordert keine besonderen technischen Sicherheitsvorkehrungen. Es kann sich dabei um das Ankreuzen des Kästchens "Ich stimme zu" auf einer Website, eine Fingerunterschrift auf einem Tablet oder ein eingescanntes Bild Ihrer Handschrift handeln. Aufgrund dieser Einfachheit hat sie jedoch nur eine begrenzte Rechtskraft und ihre Echtheit ist vor Gericht nur schwer zu beweisen.

Eine einfache elektronische Signatur ist geeignet für:

• den normalen E-Mail-Verkehr;
• interne Unternehmensdokumente;
• informelle Vereinbarungen mit Geschäftspartnern.

2/ Garantierte elektronische Signatur

Eine sichere elektronische Signatur ist ein Kompromiss zwischen Einfachheit und Sicherheit. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat einer akkreditierten Zertifizierungsstelle, das den Unterzeichner eindeutig identifiziert und Änderungen an dem Dokument nach der Unterzeichnung erkennen kann.

Im Gegensatz zu einer qualifizierten Signatur wird der private Schlüssel direkt im Zertifikatsspeicher des Computers gespeichert. Die Rechtsverbindlichkeit einer garantierten Signatur ist geringer als die einer qualifizierten Signatur, und ihre Gültigkeit muss immer noch vor Gericht bewiesen werden, aber sie bietet ausreichende Glaubwürdigkeit für die meisten Geschäftsbeziehungen.

Eine garantierte elektronische Signatur ist geeignet für:

• Verträge mit Lieferanten und Kunden;
• Geschäftskorrespondenz, die ein höheres Maß an Vertrauen erfordert;
• Rechnungen für größere Kunden;
• interne Unternehmensrichtlinien und Anweisungen.

3/ Qualifizierte elektronische Signatur

Dies ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur. Sie bietet maximale Sicherheit und ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie erfordert nicht nur ein qualifiziertes Zertifikat einer akkreditierten Zertifizierungsstelle, sondern auch eine Hardware zur Speicherung des privaten Schlüssels, z. B. einen USB-Token oder eine Smartcard (d. h. er wird nicht auf einem Computer gespeichert). Die qualifizierte Signatur ist über die eIDAS-Verordnung auch in der gesamten Europäischen Union gültig.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist geeignet für:

• die Abgabe von Steuererklärungen über das Portal des EPA;
• Einkommens- und Ausgabenerklärungen von Selbstständigen;
• Anträge auf Krankenversicherungen;
• die Kommunikation mit der staatlichen Verwaltung und Behörden;
• Anträge auf EU-Subventionen;
• Verträge mit hohem finanziellem Wert;
• öffentliche Aufträge (wobei in der Regel eine beglaubigte Unterschrift ausreicht; der öffentliche Auftraggeber legt in der Regel das Niveau der elektronischen Signatur fest);
• internationale Handelsverträge;
• Dokumente für ausländische Partner.

Wie erhalten Sie eine elektronische Signatur?

Qualifizierte Zertifikate (mit denen Sie sowohl eine garantierte als auch eine qualifizierte elektronische Signatur erhalten können) werden in der Tschechischen Republik von drei Behörden ausgestellt, für die Sie sich entscheiden müssen:

Standardverfahren für die Verarbeitung einer elektronischen Signatur

Dazu gehören die Auswahl einer Behörde, das Ausfüllen eines Antrags, der Identitätsnachweis und die Installation des Zertifikats auf dem Gerät der Organisation gemäß den bereitgestellten Anweisungen. Das gesamte Verfahren dauert in der Regel einige Tage und erfordert einen persönlichen Besuch in der Geschäftsstelle oder die Verwendung einer eID-Karte (oder einer anderen digitalen Identifikationsmethode).

Die Anbieter berechnen derzeit folgende Beträge (einschließlich Mehrwertsteuer) für die Erstellung einer elektronischen Signatur:

• Erste Zertifizierungsstelle (I.CA): qualifiziertes Zertifikat für eSignatur 725 CZK;
• PostSignum (Tschechische Post): qualifiziertes Personenzertifikat 440 CZK;
• eIdentity: qualifiziertes Zertifikat für die elektronische Signatur 477,95 CZK.

Vereinfachtes Bearbeitungsverfahren (Outsourcing)

Unternehmer, die Zeit sparen und Verwaltungsaufwand vermeiden wollen, können den Dienst ElektronickyPodpis.cz nutzen. Er ist spezialisiert auf die Unterstützung bei der Einrichtung und Anpassung des PostSignum-Zertifikats direkt beim Kunden vor Ort.

Der Service umfasst sowohl die Einrichtung des Zertifikats selbst, als auch seine korrekte Installation und eine grundlegende Schulung zu seiner Verwendung. Dadurch werden die technischen Fragen delegiert und Sie können sich auf Ihr eigenes Geschäft konzentrieren.

Wie kann ich mit einer digitalen Signatur unterschreiben?

Sie können ein Dokument in Sekundenschnelle unterschreiben - überzeugen Sie sich selbst im Video-Tutorial.

Das Unterschreiben eines Dokuments aus dem Tutorial erfolgt in PDF-XChange Editor, einer kostengünstigen, fortschrittlichen PDF-Software, die auch Konvertierungen von jedem Format in PDF und umgekehrt durchführen kann.

Praktische Tipps zur Auswahl und Verwendung elektronischer Signaturen