Alles über den virtuellen Firmensitz: Funktionsweise, Vor- und Nachteile sowie Preis

Überlegen Sie, wo Sie den Sitz Ihres neuen Unternehmens oder Gewerbes eintragen lassen sollen? Die Angabe der Geschäftsadresse im Handels- oder Gewerberegister ist für jeden Unternehmer verpflichtend. Sie müssen jedoch weder Ihre Privatadresse angeben noch teure Büroräume mieten. Erfahren Sie, wie ein virtueller Firmensitz funktioniert, welche Vor- und Nachteile er hat und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Was ist ein virtueller Firmensitz und wie funktioniert er?

Ein virtueller Firmensitz ist eine Adresse, die Sie offiziell als Geschäftssitz im öffentlichen Register angeben. Es handelt sich dabei jedoch nicht um einen Ort, an dem Sie täglich arbeiten oder ein tatsächliches Büro unterhalten müssen. Ein virtueller Firmensitz dient nämlich als Kontaktadresse für Ihr Unternehmen – für Behörden, Geschäftspartner und potenzielle Kunden, die sonst möglicherweise zu Ihnen nach Hause kommen würden.

Ein virtueller Firmensitz darf jedoch nicht nur eine leere Briefkastenadresse sein. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass die Postzustellung an dieser Adresse reibungslos funktioniert und der Anbieter des Firmensitzes sich um die Entgegennahme Ihrer Post kümmert. Über eingegangene Sendungen erhalten Sie dann gemäß Vertrag eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS, und je nach Vereinbarung scannt der Anbieter die Briefe ein oder leitet sie beispielsweise an Ihre Privatadresse weiter.

Ein Vorteil eines hochwertigen virtuellen Firmensitzes ist sicherlich ein Besprechungsraum, der auch für gelegentliche Besprechungen mit Behörden oder Kunden zur Verfügung steht.

Für wen ist ein virtueller Firmensitz die richtige Wahl?

Tausende von Start-ups und etablierten Unternehmern nutzen den Service virtueller Firmensitze. Am häufigsten eignet er sich, wenn:

• Sie gerade ein Unternehmen gründen und die Investition in ein physisches Büro für Sie eine unnötige finanzielle Belastung darstellen würde, da Sie es nicht voll ausnutzen würden.
• Sie von zu Hause oder unterwegs arbeiten (z. B. als IT-Spezialist, virtuelle Assistentin, Berater, Finanzberater, Betreiber eines Online-Shops, in der Immobilienbranche oder als Handwerker).
• Sie in einer Mietwohnung wohnen und der Eigentümer der Immobilie Ihnen nicht die Zustimmung zur Einrichtung eines Firmensitzes erteilen möchte, die für die Eintragung der Adresse in das Handelsregister erforderlich ist.
• Sie möchten Ihre Privatsphäre schützen und möchten nicht, dass Ihre Privatadresse im Register und im Internet öffentlich einsehbar ist.
• Sie benötigen eine repräsentative Adresse – zum Beispiel einen virtuellen Firmensitz in Prag oder in Brünn –, um die Glaubwürdigkeit bei Kunden und Geschäftspartnern zu steigern .
• Sie sind Ausländer mit ständigem Wohnsitz im Ausland, benötigen für Ihre Geschäftstätigkeit in der Tschechischen Republik jedoch auch eine Adresse in der Tschechischen Republik.

Was sind die wichtigsten Vor- und Nachteile eines virtuellen Firmensitzes?

Wie bei jeder unternehmerischen Entscheidung ist es ratsam, alle Vor- und Nachteile abzuwägen, warum Sie einen virtuellen Firmensitz einrichten sollten. Idealerweise gleich zu Beginn Ihrer unternehmerischen Tätigkeit, damit Sie später aufgrund einer Entscheidungsänderung nicht den Eintrag im Handelsregister, Ihre Website, Rechnungen, Visitenkarten und andere Stellen, an denen Sie Ihre Adresse angegeben haben, ändern müssen.

Vorteile eines virtuellen Firmensitzes

• Kosteneinsparung: Anstelle von Zehntausenden pro Monat für eine gewerbliche Miete zahlen Sie für einen virtuellen Firmensitz nur einige hundert Kronen.
• Datenschutz: Ihre Privatadresse bleibt vor der Öffentlichkeit, Kunden und Kontrollbehörden verborgen.
• Professionelles Image: Sie erhalten einen Firmensitz an einer guten Adresse in einer Großstadt, was auf Rechnungen und im Internet professioneller wirkt.
• Minimaler Aufwand: Sie können den Vertrag für den Firmensitz beispielsweise sogar für fünf Jahre abschließen, ohne sich um die Ausstattung des Büros und dessen Betrieb kümmern zu müssen.

Nachteile eines virtuellen Firmensitzes

• Nicht für die tägliche Arbeit geeignet: Wenn Sie feste Werkstätten, Lagerräume oder physische Büros für Mitarbeiter und Kunden benötigen, müssen Sie Gewerbeflächen anmieten oder erwerben.
• Vorsicht vor risikobehafteten Adressen: Auch wenn die Adresse an sich in einer guten Lage liegt, sollten Sie darauf achten, dass sie aus Sicht Dritter kein Risiko darstellt. Beispielsweise könnten dort Unternehmen mit hoher Fluktuation ansässig sein, was zu einer chaotischen Verwaltung der eingehenden Post führen könnte.

Was müssen Sie laut Gesetz erfüllen, damit der Firmensitz rechtmäßig ist?

Die Vorschriften für Firmensitze sind im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Damit aus rechtlicher Sicht alles in Ordnung ist, müssen Sie drei grundlegende Voraussetzungen erfüllen:

Ein guter Anbieter eines virtuellen Firmensitzes sorgt automatisch für diese Anforderungen und liefert Ihnen alle notwendigen Unterlagen für die Behörden sowie für die Eintragung ins Register.

Vergleich der Firmensitze: zu Hause, in gewerblichen Mieträumen, virtueller Firmensitz

Sehen Sie sich den übersichtlichen Vergleich der drei häufigsten Möglichkeiten an, wo Sie Ihren Geschäftssitz haben können.

Wie wählt man einen zuverlässigen Anbieter für einen virtuellen Firmensitz aus?

Achten Sie bei der Auswahl eines virtuellen Firmensitzes nicht nur auf den niedrigsten Preis auf dem Markt. Berücksichtigen Sie auch folgende Kriterien:

• Eigentumsverhältnisse der Immobilie: Wenn der Anbieter der Geschäftsadresse die angebotenen Räumlichkeiten selbst besitzt, besteht keine Gefahr, dass Sie die Geschäftsadresse von heute auf morgen verlieren, weil der Gebäudeeigentümer den Mietvertrag kündigt. So müssen Sie sich nicht unerwartet mit einer Adressänderung und dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand auseinandersetzen.
• Qualität der Postdienstleistungen: Informieren Sie sich, wie schnell der Anbieter des Firmensitzes Sie über eingegangene Post informiert und ob er auch das Einscannen des Inhalts oder die Weiterleitung der gesamten Sendung anbietet – und zu welchem Preis.
• Möglichkeit zur Nutzung eines Besprechungsraums: Erkundigen Sie sich, ob Sie in den Räumlichkeiten des Firmensitzes bei Bedarf einen Besprechungsraum für ein Treffen mieten können. Das ist nicht nur bei einer behördlichen Überprüfung von Nutzen, sondern auch für eventuelle Geschäftsbesprechungen.
• Referenzen und Unternehmensgeschichte: Wählen Sie ein Unternehmen mit nachweisbarer Erfahrung auf dem Markt, sei es durch die langjährige Bereitstellung virtueller Firmensitze, bewährte Adressen oder auch positive Bewertungen anderer Kunden.

Sichern Sie sich einen repräsentativen Firmensitz ohne unnötigen Aufwand

Erwägen Sie die Einrichtung eines virtuellen Firmensitzes für Ihre neue GmbH oder Ihr Gewerbe? Wir bieten Ihnen geprüfte virtuelle Firmensitze für Unternehmen sowie Firmensitze für Selbstständige an acht Adressen in Prag oder im Zentrum von Brünn.

Wir wickeln alles ganz einfach online ab. Wir besorgen Ihnen die Genehmigung für den Sitz, kennzeichnen das Gebäude gemäß den gesetzlichen Vorschriften und sorgen über unser eigenes Kundenportal für sofortige E-Mail-Benachrichtigungen über eingegangene Post.

Und wenn Sie gerade erst mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit beginnen, übernehmen wir gerne auch die komplette Online-Gründung Ihrer Gesellschaft oder die Anmeldung Ihres Gewerbes für Sie. Schreiben Sie uns einfach über das untenstehende Formular.