So starten Sie als virtuelle Assistentin: von der Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bis zum virtuellen Firmensitz

Ganz gleich, ob Sie als virtueller Assistent/in Unternehmen bei der Verwaltung, der Betreuung sozialer Netzwerke oder der Zeitplanung unterstützen möchten – es sind einige formale Schritte erforderlich. Erfahren Sie, wie Sie eine Gewerbeberechtigung erhalten, wie Sie Sozialabgaben und Steuern regeln und warum es sich lohnt , eine virtuelle Adresse anstelle Ihrer Privatadresse anzugeben.

Wie arbeitet eine virtuelle Assistentin?

Als virtuelle Assistentin unterstützen Sie Unternehmer und Unternehmen aus der Ferne. Sie übernehmen administrative, technische oder kreative Aufgaben, für die diese aufgrund ihrer eigenen Projekte keine Zeit haben.

Am häufigsten kümmern Sie sich um:

• Kommunikation und Organisation – Sie sortieren eingehende E-Mails, planen Termine und verwalten den Kalender.
• Rechnungsstellung und Finanzen – Sie erstellen Rechnungen und bereiten Unterlagen für die Buchhaltung vor.
• Kundensupport – Sie bearbeiten Kundenanfragen per Chat, E-Mail oder Telefon.
• Soziale Netzwerke – Sie veröffentlichen Beiträge auf den Profilen und beantworten Kommentare.

Ein großer Vorteil dieses Berufs ist, dass Sie ohne kostspielige Anfangsinvestitionen und Ausrüstung auskommen. Für die Ausübung Ihrer Tätigkeit benötigen Sie vor allem einen Computer, eine stabile Internetverbindung und ein Telefon. Darüber hinaus können Sie Ihre spezifischen Fähigkeiten wie Grafikdesign oder Kenntnisse bestimmter Programme gewinnbringend einsetzen.

Welchen Gewerbeantrag sollten Sie als virtuelle Assistentin stellen?

Um Ihre Dienstleistungen legal in Rechnung stellen zu können, müssen Sie zunächst eine Gewerbeerlaubnis einholen. Damit werden Sie zur sogenannten selbstständig erwerbstätigen Person (OSVČ) und können von zu Hause (vom Strand oder aus einem Café) unter Ihrer Unternehmens-ID arbeiten.

Für die meisten Tätigkeiten einer virtuellen Assistentin reicht ein freies Gewerbe aus, für das Sie weder eine spezifische Ausbildung noch Berufserfahrung nachweisen müssen.

Bei der Anmeldung beim Gewerbeamt wählen Sie den Bereich mit der Bezeichnung:„Produktion, Handel und Dienstleistungen, die nicht in den Anhängen 1 bis 3 des Gewerbegesetzes aufgeführt sind“. Darin kreuzen Sie dann die konkreten Tätigkeiten an, die Ihrer Arbeit am besten entsprechen. Am häufigsten handelt es sich um folgende Bereiche:

• Nummer 60: Beratungs- und Konsultationstätigkeiten, Erstellung von Fachstudien und Gutachten
• Nummer 66: Werbetätigkeit, Marketing, Medienvertretung
• Nummer 70: Dienstleistungen im Bereich der Verwaltungsführung sowie organisatorisch-wirtschaftlicher Art
• Nummer 72: Außerschulische Erziehung und Bildung, Durchführung von Kursen und Schulungen, einschließlich Dozententätigkeit

Haupt- versus Nebentätigkeit als Selbstständiger: Worin besteht der Unterschied?

Bei der Gründung Ihres Unternehmens können Sie nicht eigenmächtig entscheiden, ob Sie als Haupt- oder Nebentätigkeit tätig sein werden. Welche Kategorie auf Sie zutrifft, wird durch gesetzlich festgelegte Regeln bestimmt.

Aus Sicht der Einkommensteuer gibt es keinen Unterschied zwischen Haupt- und Nebentätigkeit. In beiden Fällen werden die Einkünfte auf die gleiche Weise und mit einem Steuersatz von 15 %besteuer. Sollte Ihre Steuerbemessungsgrundlage jedoch das 36-Fache des Durchschnittslohns übersteigen (im Jahr 2026 sind dies 1.762.812 CZK jährlich), unterliegt der Teil der Einkünfte, der diese Grenze überschreitet, einem Steuersatz von 23 %. Abweichende Regelungen gelten somit nur für die Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge.

Wann ist es sinnvoll, eine eigene GmbH zu gründen?

Für die meisten angehenden virtuellen Assistentinnen ist ein Gewerbebetrieb der einfachste Einstieg. Über die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung lohnt es sich nachzudenken, wenn:

• Ihre Einnahmen deutlich steigen – der Übergang zu einer juristischen Person wird aus steuerlicher Sicht und hinsichtlich der Sozialabgaben vorteilhafter.
• Sie planen, weitere Mitarbeiter einzustellen – Sie möchten eine eigene Agentur aufbauen, die mehrere Assistentinnen unter einer einheitlichen Marke vereint.
• Sie mit großen Unternehmenskunden zusammenarbeiten – für große Firmen stellt eine GmbH einen übersichtlicheren und stabileren Partner dar.

Wie schützt ein virtueller Firmensitz die Privatsphäre bei der Arbeit von zu Hause aus?

Als virtuelle Assistentin benötigen Sie weder ein klassisches, öffentlich zugängliches Büro noch eine physische Geschäftsstelle. Ihr Arbeitsplatz ist in der Regel das Wohnzimmer, ein Heimbüro, ein Café oder ein Coworking Space. Die Gesetzgebung verlangt jedoch, dass Sie bei der Gewerbeanmeldung eine Firmensitzadresse angeben, die anschließend in das öffentliche Gewerberegister eingetragen wird.

Wenn Sie Ihren ständigen Wohnsitz als Firmensitz angeben, hat dies drei wesentliche Nachteile:

Eine geeignete Lösung ist in einem solchen Fall ein virtueller Firmensitz für Selbstständige. Für einen Preis von einigen hundert Kronen pro Monat erhalten Sie eine offizielle Adresse für das Gewerbeamt, erfüllen Ihre gesetzlichen Verpflichtungen und trennen Ihre Privatadresse von Ihrem Unternehmen. Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters jedoch darauf, dass der Firmensitz auch die vorgeschriebene Beschilderung des Gebäudes sowie eine zuverlässige Entgegennahme der eingehenden Post umfasst, damit Ihnen keine wichtige Korrespondenz entgeht.

Wie können wir Ihnen beim Start Ihres Unternehmens helfen?

Reizt Sie die Arbeit als virtuelle Assistentin und möchten Sie gleich loslegen? Überlassen Sie den Papierkram uns, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Kunden konzentrieren können. Wir kümmern uns für Sie um die Gewerbeanmeldung als Selbstständige, besorgen Ihnen einen virtuellen Firmensitz in Prag oder Brünn und übernehmen am Jahresende auch die Erstellung Ihrer Steuererklärung. Kontaktieren Sie uns einfach über das untenstehende Formular.