Digitalisierung der Buchhaltung – Ablauf und Vorteile

Den Begriff „Digitalisierung“ kennen Sie wahrscheinlich aus dem IT-Bereich. Aber wie sieht es mit der Digitalisierung der Buchhaltung aus – wissen Sie, was sich hinter diesem Begriff verbirgt und wie Sie Ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren und vereinfachen können? In diesem Artikel beantworten wir Ihre Fragen. Nach der Lektüre werden Sie ein klares Bild davon haben, wie digitale und Online-Buchhaltung aussieht, und feststellen, dass dies der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist.

Die häufigsten Probleme in der Buchhaltung

Wissen Sie genau, wie die Buchhaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen eingerichtet sind? Bei unseren Kunden stoßen wir am häufigsten auf folgende Probleme:

• Es fehlen Belege für die Buchhaltung , und es ist unklar, wer wann und wie die Belege weitergeleitet hat.
• Es ist keine zentrale Person bestimmt, die für die Sammlung aller Buchhaltungsunterlagen zuständig ist.
• Jeder Mitarbeiter muss die Belege einzeln an den Buchhalter weiterleiten oder per Post versenden.
• Die gesamte Archivierung der Belege erfolgt in Papierform.
• Die Belege müssen gescannt, kopiert und in Ordnern abgelegt werden.

Kommt Ihnen dieses System bekannt vor? Wenn ja, sollten Sie wissen, dass es eine Lösung gibt, die Ihre Buchhaltung papierlos macht und die einzelnen Buchhaltungsprozesse vereinfacht. So sparen Sie Kosten, vermeiden unnötige Fehler und vor allem Zeit.

Der Begriff „Digitalisierung der Buchhaltung“

Unter der Digitalisierung der Buchhaltung oder der Online-Buchhaltung versteht man einen Prozess, bei dem zunächst alle Buchhaltungsbelege in elektronische Form umgewandelt und anschließend automatisch verarbeitet werden: Die Belege werden so schneller genehmigt, verbucht und mithilfe des gewählten Systems archiviert. Dank der Digitalisierung haben Sie sofortigen Zugriff auf die Buchhaltungsergebnisse und eine bessere Kontrolle über den Prozess der Bearbeitung von Buchhaltungsbelegen.

Digitalisierung der Buchhaltung in 4 Schritten

1. Datenerfassung

Wenn Sie sich für die Digitalisierung der Buchhaltung entscheiden, müssen Sie zunächst einen einfachen und schnellen Prozess zur Datenerfassung und -hochladung einrichten. Mit anderen Worten: Die Belege müssen an einem Ort gesammelt werden. Zu diesem Zweck wird meist ein sicherer Cloud-Speicher genutzt, der alle tschechischen sowie europäischen Normen erfüllen muss.

Ein unbestreitbarer Vorteil eines Cloud-Speichers ist, dass es keine Rolle spielt, wo Sie sich gerade befinden. Sie können Belege von überall, jederzeit und auf beliebige Weise hochladen. Es reicht aus, sie in digitale Form zu bringen – durch Fotografieren oder Scannen – und sie dann einfach über den Computer oder per E-Mail in den Speicher hochzuladen.

2. Belegbearbeitung – Datenextraktion

Der Cloud-Speicher muss mit einem System verbunden werden , in dem alle Belege automatisch für die anschließende Genehmigung und Bearbeitung aufbereitet werden . Mit anderen Worten: Es geht um die Extraktion der Inhalte der eingegangenen Belege. Dies wird durch künstliche Intelligenz gewährleistet, die Informationen aus Rechnungen und anderen Unterlagen automatisch auslesen kann. So müssen Buchhalter die Informationen nicht manuell übertragen und die extrahierten Daten im Wesentlichen nicht manuell bearbeiten.

Die Fehlerquote ist in der Regel minimal, wodurch enorm viel Zeit eingespart wird. Die digitalen Belege werden anschließend in Form strukturierter Daten zur weiteren Bearbeitung gespeichert.

3. Genehmigung und Verbuchung

Die gespeicherten Belege können Sie nun ganz einfach bearbeiten und ihnen Aufträge oder Zahlungsprioritäten zuweisen. Der Genehmigungsprozess selbst umfasst in der Regel mehrere Ebenen, sodass die Arbeit auf mehrere Personen aufgeteilt werden kann. Sobald Sie einen elektronischen Beleg genehmigen, wird dieser automatisch in das synchronisierte Buchhaltungssystem verbucht. Im Idealfall erfolgt die Verbuchung so, dass Sie lediglich die vorab vorbereiteten Daten bestätigen.

4. Archivierung

Die verbuchten Belege werden sofort zur Langzeitarchivierung gespeichert. Die Dokumente werden für Auditzwecke mit qualifizierten Zeitstempeln und Signaturen versehen.

Die wichtigsten Vorteile der Online-Buchhaltung

Die Zeitersparnis durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe und die geringeren Kosten für die Rechnungsbearbeitung sind bei weitem nicht die einzigen Vorteile. Die digitalisierte Buchhaltung bietet Ihnen noch weitere Vorteile:

Mit digitaler Buchhaltung sparen Sie Geld

Wenn Sie sich für die Online-Buchhaltung entscheiden, erwarten Sie keine Veränderung von heute auf morgen. Aus Erfahrung wissen wir, dass die korrekte Einrichtung der Systeme und die Einführung neuer Prozesse sogar mehrere Monate in Anspruch nehmen können.

Es steht jedoch fest, dass sich die daraus resultierende Zeit- und Kostenersparnis lohnt. Dank der Online-Buchhaltung werden Fehler vermieden, die beim manuellen Übertragen von Daten entstehen. Es kommt nicht zu Doppelungen von Belegen, Rechnungen müssen nicht per E-Mail weitergeleitet werden – alles wird an einem Ort verarbeitet. Das Ergebnis sind vereinfachte und vereinheitlichte Buchhaltungsprozesse.

Zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden, wenn Sie über die Digitalisierung Ihrer Unternehmensbuchhaltung nachdenken. So sparen Sie sich den Großteil der manuellen Arbeit mit Belegen und die damit verbundenen Kosten. Gleichzeitig behalten Sie jederzeit und von überall aus den Überblick und die Kontrolle über Ihre Buchhaltung – auch dank der modernen Finanzberichte in Power BI, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen. Kontaktieren Sie uns einfach über das untenstehende Formular.