Geschäftstätigkeit in England: rechtliche Änderungen für Ltd.

Companies House (das Unternehmensregister des Vereinigten Königreichs) führt schrittweise neue Regeln im Rahmen des Economic Crime and Corporate Transparency Act (ECCT Act) ein, um Unternehmen besser identifizieren und mit ihnen kommunizieren zu können. Hier erfahren Sie, wie Sie alles richtig machen.

Eingetragener Firmensitz und E-Mail Adresse

Ab März 2024 werden die Vorschriften für den eingetragenen Firmensitz von Unternehmen, die im Vereinigten Königreich tätig sind, verschärft:

• Ein Unternehmen muss einen " formalen eingetragenen Firmensitz" haben, d. h. eine bestimmte physische Adresse im Vereinigten Königreich (einschließlich Wales, Schottland und Nordirland), die der britischen Gerichtsbarkeit unterliegt. Die Verwendung eines Postfachs ist nicht möglich;
• Offizielle Korrespondenz, die an diese Adresse zugestellt wird, muss an Ort und Stelle von einer bevollmächtigten Person des Unternehmens entgegengenommen werden, damit der Zusteller einen Nachweis über die Nicht-Zustellung erbringen kann;
• Sie können einen virtuellen Firmensitz als offizielle Geschäftsadresse wählen, sofern dieser die oben genannten Bedingungen erfüllt.

Bei neu gegründeten Unternehmen in England wird darauf geachtet, dass alle Bedingungen erfüllt sind, andernfalls werden Sie überhaupt kein Unternehmen gründen.

Wenn ein bestehendes Unternehmen immer noch ein Postfach als offizielle Adresse hat und keine Änderung mitteilt, wird Companies House seinen eingetragenen Sitz an eine seiner drei Adressen verlegen. Selbst wenn Ihnen eine Frist eingeräumt wird, um dies zu korrigieren, kann die Verlegung Ihres eingetragenen Sitzes den Zugang zu wichtiger Eingangspost erschweren und Strafen und betriebliche Probleme nach sich ziehen.

Eine ähnliche Logik gilt nun auch für E-Mail-Adressen - Companies House möchte sicherstellen, dass es weiß, mit wem es wirklich im Namen des Unternehmens zu tun hat. Und dass der gesamte wichtige Schriftverkehr (auch der elektronisch versandte) nachweislich zugestellt wird.

Denken Sie also daran:

• Vergewissern Sie sich, dass der eingetragene Sitz Ihrer Ltd. den formalen Adressanforderungen entspricht,
• melden Sie dem Companies House die offizielle E-Mail-Adresse für die Kommunikation mit Ihrem Unternehmen,
• melden Sie jede Änderung Ihrer Adresse, ob per E-Mail oder real.

Neue Geldstrafen bei Nichteinhaltung

Ab Oktober 2024 treten außerdem neue finanzielle Sanktionen in Kraft. Diese gelten für alle Unternehmen im Vereinigten Königreich, die vergessen, rechtzeitig eine "Bestätigungserklärung" abzugeben. In Zukunft werden die Sanktionen jedoch auch für andere Bereiche gelten.

Bei der Bestätigungserklärung handelt es sich um eine Erklärung, mit der ein Unternehmen die Gültigkeit und Aktualität aller seiner Schlüsseldaten bestätigt. Dazu gehören:

• die Anschrift des eingetragenen Sitzes des Unternehmens,
• die Namen und Adressen der Gesellschafter,
• Angaben zu den Gesellschaftern und den Eigentumsverhältnissen,
• eine Liste der ausgeübten Tätigkeiten (diese werden durch SIC-Codes bestimmt),
• Liste der Personen mit entscheidendem Einfluss (PSC - People with Significant Control).

Genaue Identitätsüberprüfung und die Folgen bei Nichteinhaltung

Jeder, der im Vereinigten Königreich eine Gesellschaft gründet, leitet, besitzt oder anderweitig kontrolliert, muss seine Identität nachweisen, um zu beweisen, dass er derjenige ist, der er vorgibt zu sein.

Die folgenden Regeln werden eingeführt, um die Identität zu bestätigen:

• Die Verifizierung erfolgt entweder über GOV.UK One Login oder über einen Authorised Corporate Service Provider (ACSP),
• Die Verifizierung gilt insbesondere für alle Personen mit maßgeblicher Kontrolle (PSCs) in Ihrem Unternehmen und für Körperschaften des öffentlichen Rechts - vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Angaben (z. B. das Geburtsdatum) für diese Personen beim Companies House registriert haben, da Sie sonst den Verifizierungsprozess nicht durchlaufen können.

Wenn Sie dies nicht tun, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe oder sogar mit einem Verbot der Gründung einer neuen Gesellschaft geahndet werden kann. Ohne die Überprüfung der Identität der Geschäftsführer oder des PSC ist Ihre Ltd. nicht berechtigt, weitere Anmeldungen vorzunehmen.

Änderungen bei der Einreichung von Konten und Steuererklärungen

Der Online-Dienst, der für die Einreichung von Konten und Körperschaftssteuererklärungen genutzt wurde, wird am 31. März 2026 eingestellt. Dies ist auf die technische Veralterung des Dienstes zurückzuführen und wird durch eine neue Softwarelösung ersetzt.

Wenn Sie den derzeitigen Online-Dienst zur Einreichung von Dokumenten bei Companies House und HMRC (HMRC) nutzen, sollten Sie:

• Laden Sie mindestens 3 Jahre der Buchhaltungsunterlagen Ihrer Ltd. herunter und speichern Sie diese, da Sie nach dem 1. April 2026 keinen Zugriff mehr auf alle früheren Unterlagen haben werden;
• einen Softwareanbieter finden, der Ihre Anforderungen an die Einreichung sowohl für Companies House als auch für HMRC erfüllt.

Gründung und Führung einer Ltd. ohne großen Aufwand

Weder die tschechischen noch die britischen Gesetze stellen für uns ein Hindernis dar. Wir verfügen über langjährige Erfahrung bei der Gründung von GmbHs im Vereinigten Königreich - wir bereiten die notwendigen Dokumente vor, kümmern uns um die rechtlichen Anforderungen und erledigen alles bequem aus der Ferne, in Übereinstimmung mit der aktuellen Gesetzgebung.

Wir können Ihnen auch bei der anschließenden Verwaltung behilflich sein - zum Beispiel bei der Einreichung einer Bestätigungserklärung oder der Erstellung von Jahresabschlüssen.

Kontaktieren Sie uns über das unten stehende Formular und wir finden auch für Ihr Unternehmen im Vereinigten Königreich eine Lösung.

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